Personalistika

Ak organizácia zhromažďuje a využíva informácie o ľuďoch v rámci výberových konaní zamestnancov, musí počítať s ustanoveniami o ochrane osobných údajov, ktoré sú v nariadení. Dôležité je brať do úvahy:

  • nariadenie nebráni účinnému náboru zamestnancov. Zmyslom je nájsť rovnováhu medzi informáciami, ktoré potrebuje zamestnávateľ a rešpektovaním súkromného života kandidátov na pracovné pozície
  • nariadenie vyžaduje od zamestnávateľa otvorenosť. Uchádzači si musia byť vedomí, aké informácie zamestnávateľ od nich zhromažďuje a aké budú využité.

Ak organizácia potrebuje zhromažďovať a využívať informácie o uchádzačoch o zamestnanie musí zaistiť:

  • v inzeráte zabezpečiť správnu identifikáciu organizácie. Uchádzač musí vedieť na koho sa obracia. Pri využití služieb personálnych agentúr sa uistiť, že sa agentúra transparentne a korektne identifikuje.
  • informácie zhromaždené počas výberových konaní musia byť využité len na tento účel. Ak sa informácie využijú nad rámec účelu, ktorý zahŕňa výber nového zamestnanca musí tento krok organizácia riadne odôvodniť, jasne vysvetliť a zdokumentovať.
  • úlohou organizácie je zaistiť, aby zamestnanci podieľajúci sa na náboroch zamestnancov dodržiavali zásady ochrany osobných údajov v súlade s nariadením
  • organizácia nesmie zhromažďovať viac informácií než je k výberu uchádzača potreba
  • nesnažiť sa získať od uchádzačov také informácie, ktoré potrebuje len od osoby, ktorá je vybraná na pracovnú pozíciu
  • osobné údaje, ktoré organizácia získa pri výberových konaniach bezpečne uchovať, sprístupnenie tretej strane je možné len so súhlasom dotknutej osoby
  • výpis z registra trestov žiadať len ak si to uvedená pozícia vyžaduje
  • overenie informácií o konkrétnej osoby sa musí uskutočniť s jej vedomím. Zaistiť, aby táto osoba vedela akým spôsobom sa overenie uskutočnilo a aké informácie sa kontrolovali.
  • informácie o odsúdení za trestný čin overiť len na základe výpisu z registra trestov. Nie je potrebné uchovávať podrobné informácie o takejto kontrole.
  • uchovávať informácie získané v súvislosti s výberovým konaním len po dobu kým ich organizácia naozaj potrebuje. Inak zabezpečiť ich likvidáciu/skartáciu.

Personálna evidencia zamestnancov

Vedenie evidencie pracovných pozícií je ovplyvnené typom informácií, pracovnou pozíciou a dobou počas ktorej chce organizácia dané informácie uchovávať. Nariadenie nezakazuje uchovávať informácie o zamestnancoch, nastavuje však rovnováhu medzi potrebou zamestnávateľa uchovávať záznamy o zamestnancoch a právom zamestnancov na súkromie.   Súhlas zamestnanca k uchovávaniu záznamov nie je potrebný, organizácia sa musí uistiť, že zamestnanci sú si vedomí ako sa ich osobné údaje budú používať a či dôjde k nich sprístupneniu tretím stranám.

Organizácia je zodpovedná za to, že zamestnanci s prístupom k personálnej dokumentácií sú poučení o zásadách ochrany osobných údajov v súlade s nariadením.

Organizácia musí vykonať revíziu aké údaje o zamestnancoch zhromažďuje a uchováva. Uistiť sa, že údaje nie sú neaktuálne, prílišného rozsahu alebo irelevantné. Následne vymazať tie údaje, ktoré nepotrebuje pre svoju činnosť alebo neexistuje zákonný dôvod tieto údaje uchovávať. Postupovať opatrne pri zverejňovaní údajov o zamestnancoch a pracovnom pomere.

V prípade zverejnenia údajov bez súhlasu alebo vedomia dotknutej osoby je možnosť odvolať sa na výnimku v GDPR. Napríklad pri trestnom stíhaní, vyšetrovaní v prípade daňových povinností a súdom konaní. Vždy je nutné riadne sa postarať o citlivé údaje. Údaje zverejňovať len vtedy ak je to spravodlivé voči zamestnancovi. Neposkytovať citlivé informácie ak nie je istota súhlasu zamestnanca. V prípade potreby si daný súhlas od neho vyžiadať.

Nechať zamestnancov pravidelne skontrolovať údaje, ktoré sa ich týkajú. Takúto kontrolu potvrdiť podpisom. Toto opatrenie zachová správnosť a presnosť údajov. Záznamy o zamestnancoch uchovávať v bezpečí(v listinnej podobe zamykať, v digitálnej zabezpečiť silným heslom). Zabezpečiť, aby prístup k týmto záznamom mala len oprávnená osoba. Citlivé kategórie osobných údajov uchovávať oddelene od ostatných kategórií údajov.

Pri využívaní citlivých údajov ako zdravotný handicap, rasa, sexualita a pod. ich používať v anonymnej forme, ktorá znemožní identifikáciu konkrétnych osôb(pseudonymizácia).

Ak má organizácia záujem využívať údaje o zamestnancoch k marketingovým účelom, je potrebný súhlas dotknutej osoby, rovnako musí pre dotknuté osoby existovať aj možnosť súhlas neudeliť a odobrať.

Pokiaľ organizácia nemá oprávnenú potrebu alebo zákonnú povinnosť uchovávať záznam o zamestnancovi, musí záznam zlikvidovať(skartácia).

Monitoring činností

Pri monitorovaní zamestnancov platí nariadenie o ochrane osobných údajov. Situácie môžu nastať pri monitorovaní pomocou kamerového systému, sledovaní výpisov hovorov(obmedzenie používania pracovného telefónneho čísla k súkromným hovorom), monitorovaní emailovej komunikácie a využívania internetu. Pokiaľ má takéto monitorovanie nepriaznivý dopad na zamestnanca musí byť zdôvodnené prínosom pre zamestnávateľa alebo inú osobu. Zamestnanci si musia byť vedomí povahy, rozsahu a účelu akéhokoľvek monitorovania. Formou oznámenia v miestach, kde monitorovanie prebieha alebo e-mailom zaslaným zamestnancom v ktorom sa uvedú dôvody monitorovania.

Pred zavedením monitorovania musí organizácia definovať pre aký účel ho bude vykonávať, či takéto sledovanie prinesie požadovaný prínos, je dostatočne zdôvodnené a nebude prílišným zásahom do súkromia zamestnancov.

Organizácia si musí byť vedomá, že:

  • monitorovanie je obťažujúce
  • zamestnanci oprávnene očakávajú, že sledovanie nenaruší ich súkromie
  • zamestnanci majú nárok na súkromie aj na pracovisku

Vhodné zvážiť monitorovanie len v rámci rizikových oblastí.

Údaje získané monitorovaním používať len na účely,  kvôli ktorým bolo zavedené. Je vhodné vydať smernicu o nakladaní s takýmito údajmi, v ktorej bude špecifikovaná oprávnená osoba/osoby s prístupom k týmto údajom. Uchovávať údaje len po dobu a v rozsahu, v akom ich organizácia potrebuje.

Je vhodné vyvarovať sa prezeraniu emailovej komunikácie(najmä z osobných účtov). V prípade nutnosti kontrolovať len predmet správ a emailovú adresu. Ak je nutná kontrola emailovej alebo hlasovej schránky v prípade neprítomnosti zamestnanca, je potreba sa uistiť, že si je toho vedomý.

Skryté monitorovanie je oprávnené len v ojedinelých prípadoch. Napríklad ako súčasť policajného vyšetrovania. Inak hrozí riziko konfliktu so zákonom(GDPR). Takéto monitorovanie je potrebné schváliť najvyšším vedením organizácie a ukončiť po ukončení vyšetrovania. Nepoužívať skryté monitorovanie na miestach ako toalety, pokiaľ si organizácia nie je istá páchaním závažnej trestnej činnosti zo strany zamestnancov.

Zdravotné informácie o zamestnancoch

Pri zhromažďovaní a využívaní zdravotných údajov o zamestnancoch sa uplatňujú požiadavky stanovené GDPR. Keďže zdravotné informácie spadajú do kategórie osobitných kategórií osobných údajov, možnosti spracúvania sú obmedzené. Výhody takéhoto spracúvania musia prevážiť nad rizikami. Organizácia musí rovnako vypracovať posúdenie vplyvu na ochranu osobných údajov. Zamestnanci musia vedieť aké údaje o ich zdravotnom stave sú zhromažďované a spracúvané a za akým účelom.

Pred zhromažďovaním a spracúvaním informácií o zdravotnom stave zamestnancov je potrebné zvážiť na aký účel sa budú tieto informácie využívať, to znamená identifikácia problému, ktorý chce organizácia takýmto zhromažďovaním vyriešiť. Podmienka spracúvania je splnená ak:

  • zhromažďovanie informácií je nutné na ochranu zdravia a bezpečnosti
  • informácie sa zhromažďujú, aby sa zabránilo diskriminácií na základe zdravotného postihnutia
  • existuje súhlas každého zamestnanca so zhromažďovaním takýchto údajov

Súhlas musí byť udelený slobodne, to znamená, že zamestnanec musí mať možnosť odmietnuť udeliť súhlas bez sankcií a postihov vznesených voči jeho osobe. Rovnako musí mať možnosť súhlas kedykoľvek odvolať. Je potrebné overiť, či benefity zo zhromažďovania zdravotných informácií sú pre organizáciu dostatočné. Treba mať na pamäti:

  • zhromažďovanie údajov o zdraví zamestnancov môže byť nevhodné alebo obťažujúce
  • zamestnanci očakávajú, že tieto údaje sú v organizácií v bezpečí a ich súkromie je rešpektované

Je dôležité zvážiť vhodné spôsoby zberu a uchovávania zdravotných údajov. Vhodné zvážiť, či nestačí uchovávať zdravotné údaje len tých pracovníkov, ktorí pracujú v nebezpečnom prostredí a na rizikových pozíciách.

Neuchovávať viac údajov ako je potreba ani príliš dlhú dobu. To napríklad znamená skartáciu údajov po skončenom disciplinárnom konaní alebo po ukončení pracovného pomeru zamestnanca.

V prípade vykonaní testov na prítomnosť drog alebo alkoholu je vhodné dodržať nasledujúce:

  • použiť takéto testy len ak zaistia lepší výsledok ako iné a šetrnejšie metódy
  • informovať zamestnancov na aké substancie sú testovaní
  • založiť testovania na spoľahlivých vedeckých dôkazoch
  • ak je využité náhodné testovanie, zabezpečiť, že bude skutočne náhodné, pretože nie je správne, ak sa zamestnancom deklaruje náhodnosť, ktorá v skutočnosti pri testovaní nie je prítomná
  • nezhromažďovať údaje testovaním všetkých zamestnancov (náhodne alebo nie), ak do rizikových skupín patrí len časť z nich
  • testovanie všetkých zamestnancov je málokedy vnímané ako odôvodnené

Práva zamestnancov

Zamestnanci majú zákonné právo na prístup k informáciám, ktoré o nich zamestnávateľ uchováva a zhromažďuje. Zamestnávateľ musí poskytnúť na požiadanie zamestnanca prístup k týmto informáciám. Môže odmietnuť prístup k informácií, ak by bolo možné na základe tejto informácie odhaliť trestnú činnosť. Je nutné mať zavedené opatrenia na správne vybavenie žiadosti na sprístupnenie informácií v rámci mesačnej lehoty ako to stanovuje nariadenie.

Ak existuje nezrovnalosť medzi informáciami, ktoré o sebe zamestnanec poskytne a tými, ktoré zistí organizácia, organizácia musí poskytnúť možnosť zamestnancovi nesúlad vysvetliť. Umožniť zamestnancom okomentovať alebo podať námietku proti sledovaniu, ak ho vnímajú ako negatívne ovplyvnenie. Zamestnanci majú mať možnosť vyjadriť sa k zberu zdravotných informácií, ak by ich mohli negatívne ovplyvniť. Ak sa zamestnanec sťažuje, že spôsob akým sa informácie o ňom uchovávajú a spracúvajú mu spôsobuje ujmu, informácie je vhodné odstrániť, ak neexistuje iný vhodný dôvod k uchovávaniu.

Ak zamestnanci utrpia škodu v dôsledku porušení ustanovení v nariadení, sú oprávnení žiadať náhradu.

 

Autor:

Bc. Marcel Švec

Junior consultant

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *